Vision Media Tokyo プライバシーポリシー

Vision Media Tokyo（以下「当社」といいます。）は、会議室の運営および関連サービスの提供にあたり、お客様の個人情報および個人データを適切に取り扱うことを重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守します。本プライバシーポリシーは、当社が取得し、利用し、保管し、共有する個人情報の取扱いについて定めるものです。

1. イントロダクションおよび事業者情報

本プライバシーポリシーは、当社が運営するウェブサイト（xarklytram.pro）および会議室サービスに関連して取得する個人情報の取扱いに適用されます。

• 事業者名：Vision Media Tokyo
• 所在地：東京都中央区日本橋3-8-12
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3 6427 9853
• 事業内容：会議室の運営、予約受付、利用管理、関連サービスの提供

2. 取得する情報および取扱い

当社は、以下のような個人情報を、適法かつ公正な手段により取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 予約情報（利用日時、利用人数、利用目的、利用施設、請求情報等）
• お支払いに関連する情報（決済方法、請求先情報等）
• お問い合わせ内容、アンケート回答、レビュー等のコミュニケーション情報
• ウェブサイト利用情報（IPアドレス、Cookie、端末情報、閲覧履歴、アクセスログ等）
• 防犯カメラ等により取得される映像情報（設置する場合）

当社は、会議室の円滑な運営、予約管理、安全管理、問い合わせ対応、および法令遵守のため、これらの情報を必要な範囲で取り扱います。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
• 会議室および付帯サービスの提供、運営、管理のため
• 本人確認、利用資格の確認、利用規約への適合確認のため
• 料金の請求、決済処理、領収書発行、未払金管理のため
• お問い合わせ、苦情、要望、アフターサポートへの対応のため
• 施設の安全管理、事故防止、セキュリティ確保のため
• サービス改善、新サービスの開発、利用状況の分析のため
• 法令、行政上の要請、紛争対応、権利保護のため
• 必要に応じたご案内、通知、重要なお知らせの送付のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

日本法上、当社は個人情報保護法その他の適用法令に基づき、適法な取扱いを行います。主な法的根拠は以下のとおりです。

• お客様との契約の履行または契約締結前の対応のため
• 当社が遵守すべき法的義務の履行のため
• 当社の正当な利益の追求のため（ただし、本人の権利利益を不当に侵害しない範囲に限ります）
• 本人の同意がある場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関等への協力が必要な場合

5. 個人情報の第三者提供および委託

当社は、以下の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要で、本人同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等への協力が必要で、本人同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 利用目的の達成に必要な範囲で業務を委託する場合
• 事業承継に伴い個人データが提供される場合

当社は、予約管理システム、決済サービス、メール配信、IT保守、清掃・設備管理、会議室運営補助等の業務を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、秘密保持、再委託管理、情報管理体制等について必要かつ適切な監督を行います。

6. 個人データの外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール、決済関連サービス等の利用に伴い、個人データが日本国外に移転される可能性があります。その場合、当社は個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、移転先国の個人情報保護制度、移転先事業者の保護措置、その他必要な情報を確認し、適切な保護措置を講じます。

当社が外国にある第三者に個人データを提供する場合、法令上必要な同意取得または必要な情報提供を行います。

7. 保管期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限り保有します。保管期間の主な考え方は以下のとおりです。

• 予約・利用記録：取引履歴管理、問い合わせ対応、法令遵守に必要な期間
• 請求・会計関連情報：法令で定められた保存期間
• お問い合わせ記録：対応完了後、合理的な期間
• アクセスログ等：セキュリティ管理および分析に必要な期間

保管期間経過後、または利用目的が達成された後は、当社は適切な方法により消去または匿名化します。

8. ご本人の権利

本人は、個人情報保護法その他適用法令の範囲で、自己の個人情報に関して以下の権利を有します。

• 開示の請求
• 訂正、追加、削除の請求
• 利用停止、消去の請求
• 第三者提供の停止の請求
• 利用目的の通知の請求
• データポータビリティに関する対応が法令または当社の運用上可能な場合の請求
• 正当な理由に基づく異議申立て

これらの請求にあたっては、本人確認をお願いする場合があります。法令により対応を要しない場合、または対応ができない場合には、その理由を説明します。

9. 同意の撤回

本人が個人情報の取扱いについて同意した場合であっても、法令上の制限がない限り、いつでもその同意を撤回できます。同意の撤回は、当社への連絡により行うことができます。ただし、同意の撤回は、撤回前に適法に行われた取扱いには影響しません。

同意の撤回により、当社サービスの一部または全部をご利用いただけなくなる場合があります。

10. 苦情・相談の申立て先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求は、下記窓口までご連絡ください。

• 窓口名：Vision Media Tokyo 個人情報相談窓口
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3 6427 9853
• 所在地：東京都中央区日本橋3-8-12

また、本人は、必要に応じて個人情報保護委員会その他の関係機関に苦情を申し立てることができます。

11. 情報セキュリティ

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。

• アクセス権限の管理および認証管理
• 通信の暗号化およびパスワード管理
• 社内規程の整備および従業者教育
• 委託先の監督および契約管理
• ログ管理、監視、脆弱性対策
• 物理的安全管理措置および施錠管理

万一、個人情報に関する事故が発生した場合、当社は法令に従い、必要な報告、通知、再発防止策を速やかに講じます。

12. お問い合わせ先

本プライバシーポリシーまたは個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

• 事業者名：Vision Media Tokyo
• 住所：東京都中央区日本橋3-8-12
• メール：[email protected]
• 電話：+81 3 6427 9853
• ウェブサイト：https://xarklytram.pro

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用改善その他の必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更がある場合、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法によりお知らせします。

変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

制定日：2026年9月23日